Ofis Taşıma Kontrol Listesi: 4 Hafta Önce Başlayan Plan

Ofis taşıma, ev taşımaya benzemez. Evde geç kalırsanız bir gece koliler arasında uyursunuz. Ofiste geç kalırsanız ekip çalışamaz, müşteri aranamaz, fatura kesilemez. Bu yüzden ofis taşımanın asıl işi taşıma gününden haftalar önce, bir listeyle başlar.

Aşağıdaki liste, İstanbul içinde ve şehirler arasında yaptığımız ofis taşımalarında kullandığımız sıranın sadeleştirilmiş hâli. Kendi ofisinize göre kalem ekleyip çıkarabilirsiniz; önemli olan sıra ve zamanlama.

4 hafta önce: kararlar ve sorumlular

İlk hafta taşımayla değil, kararlarla geçer. Kim neyden sorumlu, hangi tarih, hangi bütçe. Bu üç soru cevaplanmadan nakliyeciyle konuşmak zaman kaybıdır.

• Taşıma koordinatörü belirleyin. Tek kişi; nakliyeciyle, bina yönetimiyle ve ekiple o konuşur. İki muhatap olursa bilgi kaybolur.
• Taşıma tarihini mesai dışına koyun. Cuma akşamı çıkış, pazartesi sabahı hazır ofis en az kesinti veren plandır.
• Yeni ofisin yerleşim planını çizin. Hangi bölüm hangi alana, kim hangi masaya. Bu plan taşımanın omurgasıdır; etiketler buna göre yazılır.
• Nakliyeciden keşif isteyin. Her iki adreste keşif yapan, yazılı fiyat veren ve sigortayı teklifte yazan firmayı tercih edin.
• Eski ve yeni bina yönetimiyle görüşün. Yük asansörü randevusu, taşıma saatleri, otopark ve giriş kuralları çoğu plazada yazılı prosedüre bağlıdır ve randevular haftalar önceden dolar.

3 hafta önce: envanter ve ayıklama

Taşınacak her şeyin listesi çıkar. Bu liste hem nakliyeciye doğru fiyat verdirir hem de yeni ofiste eksik kontrolünü mümkün kılar. Listesi olmayan bir taşımada neyin kaybolduğunu bile bilemezsiniz.

• Mobilya envanteri: masa, sandalye, dolap ve bölme sayısı; hangileri yeni ofise gidecek, hangileri satılacak ya da bağışlanacak.
• IT envanteri: bilgisayar, monitör, sunucu, yazıcı ve ağ cihazları; mümkünse seri numarasıyla.
• Arşiv kararı: Saklama süresi dolan evrakı imha edin; kalanı klasör bazında listeleyin.
• Kullanılmayan eşyayı bu hafta elden çıkarın. Taşınan her metreküp hem para hem zaman demektir.

2 hafta önce: adres, tedarikçi ve bildirimler

Taşıma günü sürpriz yaşamamak için dış dünyaya haber verme zamanı. En çok atlanan kalem internet hattıdır: yeni ofiste pazartesi sabahı bağlantı yoksa taşımanın hızlı olmasının anlamı kalmaz.

• İnternet ve telefon hattı: Yeni adres için başvuruyu şimdi yapın; kurulum randevusu taşımadan önceki güne gelsin.
• Resmi adres değişikliği: Vergi dairesi, ticaret sicili, banka, sigorta ve sözleşmeli tedarikçiler.
• Müşteri bildirimi: Web sitesi, e-posta imzası, Google işletme profili, kartvizit ve fatura şablonu.
• Kargo ve posta yönlendirmesi; düzenli teslimat yapan tedarikçilere yeni adres.
• Sigorta: Nakliyecinin taşıma sigortasını ve kapsamını yazılı olarak teyit edin.

1 hafta önce: etiketleme ve paketleme

Etiketleme, ofis taşımanın en az anlaşılan ama en çok iş yapan adımı. Her koli, masa ve dolap; bölüm kodu ve kişi adıyla etiketlenir. Yeni ofiste bu etiket yerleşim planındaki yerle eşleşir, taşıma ekibi kimseye sormadan bırakır.

• Etiket şeması: Bölüm rengi ve kişi kodu (örneğin MUH-07). Yerleşim planı da aynı kodları taşısın.
• Kişisel masa eşyası: Her çalışan kendi çekmecesini tek koliye toplar, etiketler ve kapatır. Ekip kişisel eşyaya dokunmaz.
• Ortak alanlar: Mutfak, toplantı odası, arşiv ve depo için ayrı bir sorumlu atayın.
• Yedek alın: Taşımadan önce tüm sunucu ve kritik bilgisayarların yedeği, taşınmayan bir ortamda hazır olsun.
• Gizli evrak ve değerli eşya: Sözleşmeler, kasa içeriği ve imza yetki belgeleri taşıma aracına değil, sorumlu kişiye emanet edilir.

Taşıma günü

İyi planlanmış bir taşımada bugün en sakin gündür. Koordinatör iki adreste de bulunur ya da her adreste bir sorumlu bırakır. Ekip ne yapacağını bilir; siz yalnızca soru geldiğinde cevap verirsiniz.

• Yük asansörü ve giriş saatlerini sabah bina yönetimiyle bir kez daha teyit edin.
• Ekibe yerleşim planının basılı bir kopyasını verin; yeni ofiste duvara asın.
• IT ekipmanı eski ofisten en son çıksın, yeni ofiste ilk kurulsun.
• Teslimde birlikte kontrol turu yapın; eksik ya da hasar varsa tutanağa yazın ve imzalayın.

Taşıma sonrası ilk hafta

Kutular açıldı, masalar kuruldu, sistem çalışıyor. Şimdi işin son yüzde onu; unutulursa aylar sonra karşınıza çıkar.

• Eksik ya da hasar bildirimini nakliyeciye ilk iş günü yazılı yapın.
• Eski ofisi teslim edin: anahtar, giriş kartı, otopark kartı ve sayaç okumaları.
• Adres güncellemesi kalan yerleri kapatın; gelen postaları bir süre takip edin.
• Ekipten geri bildirim alın; bir sonraki taşıma için listeye ekleyin.

Listenin büyük kısmını biz üstlenebiliriz

Evofis Nakliye'de keşif, etiket şeması, bina randevusu, söküm-montaj, IT ve arşiv taşıma dahil süreci biz planlıyoruz; sizden yerleşim planı ve bir koordinatör yeterli. Taşıma mesai dışında yapılır, tamamı sigortalıdır ve fiyat keşif sonrası yazılı verilir. Ücretsiz keşif için iletişim sayfasından bize ulaşabilirsiniz.