Ofis Taşırken Bilgisayar, Sunucu ve Arşiv Nasıl Taşınır?

Bir ofis taşımasında en pahalı eşya çoğu zaman en küçük olanıdır. Bir dolabı yeniden alabilirsiniz; içindeki beş yıllık müşteri arşivini ya da sunucudaki veriyi alamazsınız. Bu yazıda ofis taşırken bilgisayar, sunucu, ağ ekipmanı ve arşivin nasıl ele alınması gerektiğini, kimin neyden sorumlu olduğunu anlatıyoruz.

Önce yedek, sonra her şey

Taşımada ne kadar özenli olunursa olunsun kural değişmez: taşıma günü gelmeden her kritik cihazın yedeği alınmış ve taşınan cihazlardan bağımsız bir yerde saklanmış olmalı. Bulut, harici disk ya da başka bir lokasyondaki sunucu; hangisi olursa olsun, taşıma aracına binmeyen bir kopya.

• Sunucu ve NAS: Tam yedek alın ve geri yükleme testini taşımadan önce yapın. Test edilmemiş yedek, yedek değildir.
• Bilgisayarlar: Kullanıcı klasörleri, e-posta arşivleri ve masaüstünde biriken dosyalar.
• Erişim bilgileri: Yazıcı, güvenlik duvarı, modem ve yönetim panellerinin şifreleri tek bir güvenli listede.

Bilgisayar ve monitörler

Masaüstü kasalar ve monitörler taşımada en çok zarar gören elektronik grubu. Sebebi darbe değil, gevşek paketleme ve üst üste yığmadır. Doğru yöntem basit ama sabır ister.

• Her cihazın kablosunu sökmeden önce arka tarafının fotoğrafını çekin; kablo ve adaptörü etiketli poşetle aynı koliye koyun.
• Monitörler ekran yüzeyi korunarak ve dik taşınır. Orijinal kutu varsa onu, yoksa köpük ve çift katlı koli kullanın.
• Kasalar antistatik torbaya, ardından dolgulu koliye; koli üstüne kişi kodu ve ELEKTRONİK etiketi.
• Dizüstü bilgisayarlar kullanıcı tarafından taşınır; araç yerine çanta.
• Yazıcılar: Toner ve kartuş çıkarılır, hareketli kapaklar bantlanır, kağıt tepsisi boşaltılır.

Sunucu ve ağ ekipmanı

Sunucu taşımak bir prosedür işidir ve o prosedür, taşıma ekibiyle IT sorumlusunun birlikte yazdığı bir plana dayanır. Plan yoksa taşıma günü kabinin başında tartışma başlar.

• Kapatma sırası: Önce uygulama sunucuları, sonra veri tabanı, en son depolama ve ağ cihazları. Açılış tam tersi sırada yapılır.
• Kabin içindeki her ünite raf pozisyonuyla etiketlenir (örneğin R1-U12); aynı pozisyona geri takılır.
• Diskler mümkünse yerinde kalır; çıkarılacaksa yuva sırasıyla numaralanır ve ayrı antistatik kutuda taşınır.
• Antistatik ambalaj, ardından sert kenarlı ve iç dolgulu koli. Sunucu kolileri araçta dik durur ve üzerine yük konmaz.
• Yeni ofiste ilk kurulan şey ağ dolabı ve internet hattı olmalı; diğer her şey ona bağlanır.

Açılış sırasında bir IT sorumlusunun bulunması gerekir. Nakliyeci cihazı yerine koyar, kabloları etiketine göre eşleştirir; sistemi açıp doğrulayan kişi sizin ekibinizdir. Bu ayrım hem sorumluluğu netleştirir hem de açılışta hata payını düşürür.

Arşiv ve dosya dolapları

Arşivde sorun kırılma değil, karışmadır. Yüz klasörün sırası bozulduğunda yerine koymak günler alır ve o sırada aranan evrak bulunamaz. Arşiv taşımanın tek hedefi sırayı korumaktır.

• Taşıma öncesi imha: Saklama süresi dolan evrak taşınmaz; imha tutanağıyla elden çıkarılır. Daha az arşiv, daha az risk.
• Çekmece bazlı paketleme: Her çekmece ayrı koliye, koli üstüne dolap ve çekmece numarası (örneğin D3-Ç2).
• Klasörler sırasıyla ve dik yerleştirilir; boşluklar dolgu malzemesiyle kapatılır ki yolda kaymasın.
• Dosya dolapları boşaltılarak taşınır. Dolu dolap hem ağır hem de kilit ve ray hasarına açıktır.
• Gizli evrak: Sözleşme, personel dosyası ve muhasebe evrakı kilitli koli ya da ayrı araçla, sorumlu eşliğinde gider.

Taşıma günü sıralaması

IT ve arşiv, eski ofisten en son çıkar ve yeni ofise ilk girer. Bu sıra sayesinde diğer eşya yerleşirken sistem ayağa kalkar ve pazartesi sabahı ilk açılan şey bilgisayarlar olur.

• Öğleden sonra: Yedek kontrolü ve sunucuların planlı kapatılması.
• Akşam: IT ve arşiv kolileri araçta ayrı bölmeye ve en son yüklenir.
• Yeni ofiste ilk iş: Ağ dolabı, internet hattı ve sunucu açılışı.
• Arşiv dolapları yerleştirilir; koliler numarasına göre çekmecelere geri döner.

Kim ne yapar

Bu iş bölümü taşıma günü olası tartışmayı baştan bitirir.

• Nakliyeci: Söküm, antistatik ambalaj, etiketleme, güvenli taşıma, yerine koyma ve kablo eşleştirme.
• IT sorumlunuz: Yedek, kapatma ve açma sırası, sistem doğrulama.
• Yönetim: Yeni ofiste internet ve elektrik altyapısının taşıma gününden önce hazır olması.

IT ve arşivi ayrı bir iş kalemi olarak planlıyoruz

Evofis Nakliye'de IT ve arşiv taşıma diğer eşyadan ayrı planlanır: keşifte cihaz listesi çıkar, kabin ve dolap etiket şeması belirlenir, taşıma günü ayrı ekip ve ayrı ambalajla yürütülür. Tüm süreç sigortalıdır. Ofisinizin IT ve arşiv taşımasını konuşmak için ücretsiz keşif talep edebilirsiniz.